Dimensionamento de serviços é questão de gestão.

Frequentemente escuto de executivos, a observação que nas áreas operacionais e comerciais há carência de especialistas em “dimensionamento técnico”.

Sabemos que muitos viabilizam contratos, mas não são capazes de simplesmente travar um diálogo inicial neste ou naquele parecer técnico a respeito, e pior ainda, não conseguem acompanhar o desenvolvimento deste conceito, que reconhecemos, demanda anos e anos “de janela”.

Muitos concluem comodamente que não há necessidade de aperfeiçoar conhecimentos e, culpam a falta de tempo ou seu staff pelo insucesso e depois se aborrecem diante da perspectiva de terem que se submeter aos que conhecem o assunto.

Temos recebido inúmeras solicitações de treinamentos enfocando levantamentos técnicos, para melhorar a confecção dos orçamentos e das equipes envolvidas, mas infelizmente muitos nos procuram, após perderem significativas receitas, com experimentos não profissionais e tendo que assumir preços indevidos, pelos dimensionamentos equivocados. 

Definimos dimensionamento, como sendo “o método de determinar a quantidade necessária de recursos humanos, materiais e técnicos, qualificados para atendimento aos serviços previstos, com a garantia do padrão de qualidade e nível desejado, ao menor custo possível”.

A qualidade é vital, e dimensionar tecnicamente é uma estratégia que exige treinamento e aprimoramento constantes, no uso das ferramentas de captura das oportunidades de negócios, com redução de custos a partir da melhoria de processos e a análise adequada de problemas de acordo com as solicitações.

As táticas fundamentadas apenas em dados estão dividindo espaço com a estratégia de talentos. O melhor marketing de serviços é a qualidade deles, portanto lembramos que antes de vender serviços, devemos definí-los de forma clara, com check list, e dimensionamento coerentes.

Para aferir a melhoria contínua dos dimensionamentos, basta medirem os serviços pela opinião dos clientes e não pelo que acham do resultado. Devem refletir que ao vender serviços de limpeza deve-se estar vendendo, principalmente uma relação, profunda e consistente do que foi solicitado e realmente orçado em primeira instância.

A determinação do número de colaboradores necessários é de suma importância. Após focar os fatores influentes e as situações existentes, são analisados critérios ao dimensionar pessoal, produtos e equipamentos, e principalmente a determinação de normas, adoção de boas práticas correntes, experiência anterior, e regras técnicas usadas no setor.

Temos notado a predominância dessas metodologias, e o empirismo prevalece na elaboração de orçamentos.    

Percebemos mil coisas, como restrições orçamentárias, pressões para redução de custos, utilização de diversos regimes de trabalho, emprego de horas extras, melhorias tecnológicas, polivalência do pessoal e influência de fatores psicológicos que impactam no dimensionamento. Isto exige do gestor o talento de levar em conta os múltiplos condicionamentos que influem na montagem do efetivo entre mão de obra, equipamentos, produtos e metodologias.

 

Evidente que existem regras empíricas, criadas pela prática e transmitidas boca a boca, usadas corriqueiramente para dimensionar o pessoal, porém não passam de especulação, pois quando ouvimos dizer que uma pessoa “limpa” tantos metros por dia, notamos desconhecimentos pleno de quem afirma, pois nem houve mensuração de itens ou características.

 

A “evolução das organizações” inicia-se quando passam a considerar o dimensionamento como um “projeto”, e o enfoque passa a ser a qualidade do processo, que com base no tamanho do projeto, possa disseminar vários indicadores gerenciais proporcionando uma postura proativa dos gestores de desenvolvimento sob diversos aspectos.

O processo de dimensionamento e adoção de técnicas de mensuração dos números é longo e envolve desde o orçamento inicial, incluindo a familiarização pelos segmentos da empresa que lida com operações corriqueiras ou especializadas, até no desenvolvimento de sistemas complexos para a obtenção dos primeiros resultados.

O método de dimensionamento de mão de obra de limpeza tem como objetivo estipular o número de auxiliares, encarregados e supervisores, para a definição do Índice de Segurança Técnica que reflita a realidade operacional.

Finalizando o trabalho maior da Consultoria é verificar a adequação dos sistemas operacionais e se os métodos utilizados para os setores diversos estão adequados na prática e não somente em documentos.

Também, se o índice de segurança técnica atendeu a finalidade de cobrir as ausências, e se o sistema usado foi adequado.

Enfim...Dimensionar é necessário sempre.